Grossunternehmen |
452 Angestellte (Schweiz) |
| Temporär: Nein | Pensum: 80 - 100% |
| Schafisheim | Sprache: de |
| Homepage |
The Ferrum Group - with its subsidiaries Ferrum Packaging AG and Ferrum Process Systems AG - employs a total of around
800 people and offers high-quality products and services worldwide in the field of mechanical engineering. Around 30
apprentices are trained at the Swiss plant in Schafisheim. Thanks to our other locations in the USA, China, India,
Brazil, Ivory Coast, Poland and Germany and Spain and our representatives in over 80 countries, we are close to our
customers.
Ferrum packaging machines from Switzerland are a byword for state-of-the-art technology, quality and reliability in
the food and beverage industry worldwide. Ferrum means worldwide presence and thus customer proximity, solutions
tailored to requirements and high service quality. Do you want to be actively involved in these growing markets? Are
you looking for an exciting, challenging field of activity? Two yeses? Then we can offer you a very interesting
position.
Teamleader Spare Parts Administration 80-100% (m/f/d)
Teamleader Spare Parts Administration
80-100%, Festanstellung
Ziel der Funktion
Der Teamleader Spare Parts Administration führt das Team personell und fachlich und stellt die zuverlässige
Bearbeitung von Ersatzteilanfragen und Ersatzteilaufträgen sicher. Die Funktion verbindet Führungsverantwortung mit
operativer Mitarbeit als Spare Part Administrator und gewährleistet eine klare Priorisierung, verbindliche
Kommunikation und eine hohe Bearbeitungsqualität.
Die Verantwortung umfasst den administrativen Ersatzteilprozess von der qualifizierten Anfrage über Angebot und
Auftrag bis zur vollständigen Übergabe an die ausführenden Bereiche. Der Teamleader sorgt dafür, dass Verfügbarkeit,
Preise, Lieferbedingungen, Termine und Abweichungen transparent geklärt und gegenüber der Kundenbetreuung oder dem
Kunden nachvollziehbar kommuniziert werden.
Organisatorischer Rahmen
Die Funktion ist grundsätzlich mit rund 50 Prozent Führungsaufgaben und rund 50 Prozent operativer Mitarbeit
vorgesehen. Die tatsächliche Aufteilung richtet sich nach Teamgrösse, Arbeitsvolumen, Abwesenheiten und betrieblichen
Prioritäten. Die Führungsverantwortung hat bei Zielkonflikten Vorrang.
Führungsaufgaben
-
Personelle und fachliche Führung der Mitarbeitenden in der Spare Parts Administration.
-
Planung und Steuerung von Kapazitäten, Prioritäten, Aufgabenverteilung, Stellvertretungen und Ferienabdeckung
innerhalb des Teams.
-
Regelmässiges Coaching der Mitarbeitenden sowie Unterstützung bei fachlichen Fragen, schwierigen Kundenfällen und
internen Eskalationen.
-
Durchführung der vorgesehenen Mitarbeitenden- und Entwicklungsgespräche sowie Vereinbarung und Nachverfolgung
individueller Entwicklungsziele.
-
Ermittlung des Schulungsbedarfs und Planung geeigneter interner oder externer Weiterbildungsmassnahmen.
-
Sicherstellung einer strukturierten Einführung neuer Mitarbeitender und einer nachvollziehbaren Wissensweitergabe im
Team.
-
Festlegung einheitlicher Arbeitsweisen sowie laufende Überprüfung von Arbeitsvorrat, Terminen, Bearbeitungsqualität
und offenen Risiken.
-
Förderung einer verbindlichen Zusammenarbeit sowie frühzeitige Klärung von Verantwortlichkeiten und Konflikten
innerhalb des Teams.
Operative Aufgaben
-
Erstellung von Ersatzteilangeboten zuhanden der Kundenbetreuung oder direkt für den Kunden. Dazu gehören
Artikelprüfung, Verfügbarkeitsprüfung, Preisprüfung, Lieferbedingungen und weitere auftragsrelevante Abklärungen.
-
Vollständige Bearbeitung von Ersatzteilaufträgen einschliesslich Erfassung, technischer und kaufmännischer Klärung,
Auslösung interner Bestellungen und konsequenter Auftragsnachverfolgung.
-
Frühzeitige und proaktive Information der Kundenbetreuung oder des Kunden bei Engpässen, Terminabweichungen, fehlenden
Angaben oder anderen Problemen in der Auftragsbereitstellung.
-
Koordination und Lösung von Kundenproblemen im Ersatzteilgeschäft gemeinsam mit den zuständigen internen Stellen.
-
Abklärung individueller Kundenanforderungen an Ersatzteillieferungen und Sicherstellung, dass vereinbarte
Besonderheiten korrekt dokumentiert und übergeben werden.
-
Nachverfolgung des geplanten Ersatzteilverbrauchs aus Rahmenverträgen und Bereitstellung eines nachvollziehbaren
Forecasts für die beteiligten Bereiche.
-
Sicherstellung der Aktualität der Ersatzteildokumentation sowie rechtzeitige Information des Dokumentationsteams bei
Änderungen oder erkannten Abweichungen.
Prozessverantwortung und Schnittstellen
Die Verantwortung der Spare Parts Administration beginnt mit einer ausreichend qualifizierten Kundenanfrage oder einer
vollständigen internen Übergabe. Sie umfasst Angebotserstellung, Auftragsadministration, interne Koordination und
Statuskommunikation. Die operative Verantwortung für Beschaffung, Herstellung, Versand oder technische Freigaben geht
an die jeweils zuständige Fachstelle über. Der Teamleader stellt sicher, dass Übergaben vollständig sind und offene
Punkte weiterverfolgt werden.
-
Kundenbetreuung und Account Management verantworten die Kundenbeziehung sowie kommerzielle Verhandlungen ausserhalb
der delegierten Kompetenzen. Die Spare Parts Administration stellt belastbare Angebots- und Auftragsdaten bereit und
übernimmt die vereinbarte Kundenkommunikation.
-
Der technische Support und die zuständigen Fachbereiche klären unklare Artikel, technische Alternativen und die
Eignung von Ersatzlösungen. Die Spare Parts Administration koordiniert die Anfrage und übernimmt das Ergebnis in
Angebot und Auftrag.
-
Beschaffung und Produktion verantworten Materialverfügbarkeit, Beschaffung, Fertigung und bestätigte
Bereitstellungstermine. Die Spare Parts Administration überwacht den Informationsfluss und kommuniziert relevante
Änderungen.
-
Logistik und Export verantworten Verpackung, Versandplanung, Transport und Exportdokumente. Die Spare Parts
Administration übermittelt Kundenanforderungen und vollständig geklärte Auftragsdaten.
-
Q+S und Incident verantworten die fachliche Bearbeitung qualitätsrelevanter oder wiederkehrender Fehler. Die Spare
Parts Administration stellt Fallinformationen bereit und koordiniert die Kundenkommunikation mit den zuständigen
Stellen.
Kommerzielle Verantwortung und Datenqualität
-
Anwendung der freigegebenen Preislisten, Kalkulationsgrundlagen, Lieferbedingungen und Rabattregelungen.
-
Sicherstellung korrekter Ersatzteilpreise und auftragsrelevanter Daten im ERP-System gemäss den festgelegten
Verantwortlichkeiten.
-
Prüfung der Vollständigkeit und Plausibilität von Angeboten und Aufträgen vor der Freigabe oder Übergabe an
nachgelagerte Bereiche.
-
Frühzeitige Eskalation bei unklaren Preisen, aussergewöhnlichen Konditionen, fehlender Verfügbarkeit oder Risiken für
die Auftragserfüllung.
Qualität und Prozessentwicklung
-
Sicherstellung einheitlicher und nachvollziehbarer Abläufe in der Ersatzteiladministration sowie Pflege der
dazugehörigen Arbeitsanweisungen und Hilfsmittel.
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Analyse wiederkehrender Fehler und Bearbeitungsprobleme gemeinsam mit den beteiligten Fachstellen sowie Umsetzung
geeigneter Korrekturmassnahmen.
-
Kontinuierliche Weiterentwicklung und Digitalisierung der bestehenden Prozesse mit Fokus auf klare
Verantwortlichkeiten, verlässliche Daten und effiziente Bearbeitung.
-
Sicherstellung, dass Änderungen an Prozessen, Preisen, Artikeln oder Dokumentationen im Team bekannt sind und
konsequent angewendet werden.
Kompetenzen und Entscheidungsbefugnisse
-
Weisungsbefugnis gegenüber den Mitarbeitenden der Spare Parts Administration im Rahmen der übertragenen
Führungsverantwortung.
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Festlegung von Prioritäten, Aufgabenverteilung und Stellvertretungen innerhalb des Teams unter Berücksichtigung der
betrieblichen Vorgaben.
-
Gewährung von Rabatten innerhalb der jeweils gültigen Kompetenzregelung. Abweichungen ausserhalb der eigenen Kompetenz
sind vor einer Zusage freizugeben.
-
Unterschriftsberechtigung für Angebote und weitere Dokumente gemäss dem gültigen Unterschriftenreglement.
-
Einleitung und Koordination interner Eskalationen bei gefährdeten Lieferterminen, Qualitätsproblemen, fehlenden
Ressourcen oder ungeklärten Verantwortlichkeiten.
Anforderungen
-
Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung mit gutem technischem Verständnis oder technische Grundausbildung mit
geeigneter kaufmännischer Weiterbildung.
-
Mehrjährige Erfahrung im Verkaufsinnendienst, in der Ersatzteiladministration oder in einer vergleichbaren Funktion in
einem technischen Umfeld.
-
Ausgewiesene Erfahrung in der personellen und fachlichen Führung sowie Fähigkeit, Mitarbeitende verbindlich zu führen
und weiterzuentwickeln.
-
Sehr gute Kenntnisse der Ferrum Produkte und ein gutes Verständnis des Customer Service Portfolios oder die Fähigkeit,
sich diese Kenntnisse rasch anzueignen.
-
Sicherer Umgang mit ERP-Systemen, CRM, Dokumentationssystemen und den im Unternehmen eingesetzten digitalen
Arbeitsmitteln.
-
Gutes Verständnis von Auftragsabwicklung, Materialverfügbarkeit, Lieferbedingungen sowie den Schnittstellen zu
Beschaffung, Produktion, Logistik und Export.
-
Sehr gute Kommunikation in Wort und Schrift auf Deutsch und Englisch. Weitere Sprachen sind von Vorteil.
Persönliche Kompetenzen
-
Ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung sowie ein gutes Verständnis für die Anforderungen des technischen
Verkaufsinnendienstes.
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Klare, respektvolle und verbindliche Führung mit der Fähigkeit, Mitarbeitende zu motivieren und Verantwortung
einzufordern.
-
Strukturierte Arbeitsweise, ausgeprägtes Organisationstalent und sichere Priorisierung bei hohem Arbeitsvolumen.
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Durchsetzungsfähigkeit, Entscheidungsfreude und rechtzeitige Eskalation bei Risiken oder Zielkonflikten.
-
Vernetztes Denken und konstruktive Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Fachbereichen.
-
Zuverlässigkeit, Eigeninitiative und lösungsorientierter Umgang mit anspruchsvollen Kunden- und Teamsituationen.
Rahmen der Funktion
Die Funktion verbindet die Führung der Spare Parts Administration mit der operativen Bearbeitung des
Ersatzteilgeschäfts.
Sie trägt keine alleinige Verantwortung für technische Freigaben, Materialbeschaffung, Produktion, Versand, Export
oder finanzielle Entscheide, sofern diese nicht ausdrücklich durch eine gültige Kompetenzregelung übertragen wurden.
Für sämtliche Entscheidungen gelten die aktuelle Kompetenzregelung, das Unterschriftenreglement und die internen
Prozesse. Die Auflistung der Aufgaben ist nicht abschliessend und kann bei organisatorischen oder geschäftlichen
Veränderungen angepasst werden.
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